Menambah Dokumen Baru

Fitur ini digunakan untuk mencatat dokumen fisik atau digital ke dalam sistem Document Management.\ Dokumen yang berhasil dicatat akan memiliki informasi lengkap seperti tipe, jumlah, lokasi penyimpanan, serta status ketersediaannya (Available / Borrowed).

Dokumen hanya bisa aktif jika sudah dilakukan proses validasi/aktivasi melalui tombol Make Available oleh role Pengelola.

Panduan untuk User

Tujuan

User dapat menginput data awal dokumen yang ingin dicatat ke dalam sistem, namun tidak dapat langsung mengaktifkan dokumen tersebut.

Langkah-langkah Input Dokumen oleh User

1. Klik tombol New\ Masuk ke menu Documents, lalu klik tombol New di pojok kiri atas untuk membuat dokumen baru.

2. Isi Informasi Dokumen

   Field	Keterangan
   Name	Nama atau Judul dokumen
   Type	Jenis dokumen (Otomatis diisi)
   Customer	Pihak yang berkaitan dengan dokumen
   Description	Deskripsi singkat dokumen
   Created Date	Tanggal pencatatan dokumen
   Quantity	Jumlah dokumen (bisa lebih dari 1)

3. Isi Lokasi Penyimpanan\ Tentukan lokasi rak/box tempat dokumen akan disimpan.

   | Field | Keterangan | | --------- | -------------------------- | | Warehouse | Lokasi Gudang dokumen | | Shelf | Rak penyimpanan (opsional) | | Box | Nomor Box (opsional) |

4. Simpan\ Klik tombol Save. Dokumen akan tersimpan dengan status Draft, dan belum aktif sampai disetujui oleh Pengelola.

Panduan untuk Pengelola

Tujuan

Role Pengelola bertugas memvalidasi dan mengaktifkan dokumen agar dapat digunakan dalam proses lain seperti Transfer atau Borrow.

Langkah-langkah Aktivasi Dokumen oleh Pengelola

1. Buka Dokumen dari Halaman Documents\ Pengelola dapat melihat semua dokumen dengan status Draft. Pilih dokumen yang akan diaktifkan.
2. Periksa & Lengkapi Informasi\ Pastikan seluruh informasi sudah benar, terutama lokasi penyimpanan. Ini penting untuk pelacakan fisik dokumen.
3. Klik Tombol Make Available\ Jika semua informasi lengkap, klik tombol Make Available untuk mengubah status dokumen menjadi Available.

Catatan Tambahan

• Dokumen dengan status Available dapat dipinjam, dipindah, atau dihancurkan melalui fitur lain.
• Hanya Pengelola yang dapat mengklik tombol Make Available.
• Field Lokasi wajib diisi untuk keperluan audit dan pelacakan.

\